1.凡完成基礎訓練與教育類特殊訓練，並領有相關證書之志工得以申請。
2.申請時，須檢具基礎訓練、教育類特殊訓練證書影本及志工一吋半身照片一張。
3.志願服務紀錄冊登錄說明：
＊服務項目、服務內容、服務日期、服務時數、服務運用單位、登錄人簽章等欄位，請確實填具，如有漏填任一項目即不予認證。
＊各項訓練、研習之時數應請訓練單位登錄於紀錄冊中「訓練」頁，不可登錄在「服務」頁。
4.志工轉換運用單位時，紀錄冊應繼續使用。
5.紀錄冊有損壞、遺失、用罄者，志工得請志願服務運用單位向原發冊單位申請補、換發。
6.紀錄冊用罄，申請換發新冊，除須繳回舊冊，並檢具1吋照片1張，申請換發新紀錄冊。